Velkommen tilbage efter 2. øvelse. Første øvelse hjalp dig med det fundamentale overskud via din ny-vundne nattesøvn og efter 2. øvelse er du nu ved, at få styr på hvad det er, der har størst betydning for, at dú kan se dig selv i flow som menneske, altså både som privatperson og leder eller medarbejder.
Du har sikkert (også i løbet af disse første 2 øvelser) ramt “tids-tyranniet”; den der oplevelse af, at det er næsten umuligt at finde plads i kalenderen. Historisk set har der været mange forsøg på at komme omkring det at finde plads til mere tid i kalenderen – og det er også lykkedes, men….
Det helt store gennembrud var i forrige århundrede – fra 1975 og op gennem -80´erne – hvor f.eks. Filofax og de to danske TIME System og Time Manager byggede et internationalt forretningsimperium op omkring deres kalenderstyring. Der blev holdt kurser og solgt fysiske kalendere i stor stil. Senere kom de elektroniske udgaver – Du er måske gammel nok til, at huske de der mursten der ikke kunne holde andet end manuelt indtastede adresser og så en kalender =;o)
Fællestrækket for disse tidsstyringsværktøjer blev udtrykt i 80´ernes og de tidlige 90´ers mantra “Mere, mere, mere”. Young Urban Professional Person (Yuppierne) og New Public Management (NPM), blev de 2 store udtryk for dette.
At nå mere blev målet i sig selv. Da kvaliteten defineredes af den stærke og alvidende leder blev NPM, med den bærende idé om, at vi kunne måle og veje os frem til “det rigtige”, budt velkommen på ledelsesgangene. Der blev målt på – og dermed efterstræbt opfyldelse af de udpegede enkelte elementer. “Mere” blev udpeget som et tegn på kvalitet, men “mere” blev ikke defineret som noget sammenhængende. Den større sammenhænge var for kompleks for NPM, så man udpegede i stedet fragmenter af den (umiddelbart målbare) liberalistiske virkelighed. Det holistiske mål, gled derfor ofte i baggrunden.
At kunne vise verden en fuldt booket kalender var et tegn på at man gjorde “mere” og dermed et tegn på betydning. Den fyldte kalender blev set som et adelsmærke. At det præsterede arbejde, så var af en tvivlsom (usammenhængende) kvalitet, betød mindre. Det blev der senere rettet op på, men fokuset forblev på det, at finde tider i kalenderen. Tider der lå enten ubenyttede, eller mindre effektivt udnyttede hen. Hvis det ikke var til at finde disse “huller”, så var det faktisk en fordel for den enkelte; så havde man jo travlt – og et par overlappende, eller endnu bedre samtidige, aftaler så bedre ud.
Det var (og er) er besnærende tanke, at finde og udnytte nye minutter i en hverdag hvor netop minutterne er en mangelvare. Desværre har det omkostninger for den mentale sundhed, for familielivet, for arbejdslivets effektivitet – for det gode liv.
Hvis vi skal sikre det gode liv, med alle dets gode effekter, så bør vi vende denne tænkning på hovedet.
I stedet for, at bruge tidsstyringen til at finde minutter, hvor vi kan putte noget ind og i, bør vi finde minutter hvor, vi kan holde pause. Kritikken af det her synspunkt kunne være, at jeg nu plæderer for, at vi skal slippe alt hvad vi har i hænderne og kaste os ned på sofaen. Hvor tillokkende dét så end måtte være, så er det selvfølgelig ikke min pointe =;o)
Jeg taler derimod for, at vi skal være ansvarlige. Ansvarlige som medarbejdere, som ledere, som familiemennesker og som venner.
Dén mission lykkes ikke, hvis vi blot finder tid for at presse flere både familiære eller jobmæssige opgaver ind. Det der skal findes tid til er fritid – ikke “bare” fritid som fri fra arbejde, men tid fri fra opgaver – tid til restitution. Dit mentale jeg har behov for restitution, fuldstændigt som dit fysiske jeg. En triatlet skal træne meget, men også hvile meget – sådan forholder det sig også for hjernen. For at blive stærk skal den trænes, men også have hvile. De psykologiske effekter af dét, vil jeg komme tilbage til i et af de senere blogindlæg, men der findes adskillelige studier der viser, at effektiviteten falder, når pauserne fjernes – og det er ikke kun den store frokostpause der tales som her. Det gælder i lige så stor grad mikropauserne. Mikropauserne er de korte øjeblikke, hvor du går til kollegaen med en besked i stedet for at sende en mail, det er når du falder i staver og bare nyder udsigten,eller surfer mode eller bilsektionerne.
En anden brugbar og nutidig tilgang, jeg vil nævne, er Mindfullness. Den er ikke et tidsstyringsværktøj, men får alligevel en positiv effekt på tidsforbruget, idet den gennem en skarp fokusering på nu´et skaber en større effektivitet – og altså er med til at give et større udbytte af den tid, vi bruger på en given opgave.
Du har med garanti allerede hørt (måske endda en masse) om Mindfullness, så jeg vil ikke komme med en lang smøre om fortræffelighederne. Jeg vil nøjes med at give en kommentar til cirkusset omkring Mindfullness´en.
Mindfullness er ikke en beskyttet term og mindfullness-instruktør er ikke en beskyttet titel og derfor ser vi en stor bølge af pseudo-videnskabelige og/eller nyreligiøse udgaver hvor astrale energier, clearvoiance og teleporteringer indgår. Jég taler altså ikke om disse kapringer af den oprindelige udgave, som blev skabt af den amerikanske Læge, Phd. og Proffessor Jon Kabat-Zinns. Han tog afsæt i de buddhistiske meditationsteknikker (som han har studeret i årevis), men fjernede de religiøse elementer og satte fokus på de fysiske og mentale (stressreducerende) effekter gennem konkrete fysiske og mentale øvelser. Det var dette han kaldte Mindfullness og det er den form jég taler om.
Jeg så på et seminar for ca. en måned siden, Jon Kabat-Zinn kæmpe en brav kamp for at holde nogle disse nyreligiøse yogalærere og meditationsinstruktører “nede på jorden” – vist desværre uden det store held. Jeg talte efterfølgende med Jon K-Z´s hustru om dette og hun kunne bekræfte oplevelsen fra andre steder rundt i verden. Jeg nævner dette som en opfordring til (med mindre du er tilhænger af ideerne om f.eks., at kunne se ind i fremtiden vha astrale energier, m.m.), at være særdeles kritisk i dit valg, hvis du vil opsøge kurser i Mindfullness.
Mikropauser og Mindfullness er to eksempler på en holistisk tænkning omkring effektivitet, som passer dårligt sammen med den klassiske NPM eller effektivitetskontrol. Begge dele vil i dé tænkninger være spildtid og elementer der skal fjernes, men set ud fra et ønske om effektøgning i virksomheden, så er det alt andet end spildt tid.
Her kommer så 3. uges øvelse – Tiden
Find en tom ugekalender frem og slå 3 streger gennem kalenderen. Stregerne skal rammesætte hhv. din private morgentid, din arbejdstid, din private eftermiddags- og aftentid, samt din sovetid (hvis du har natarbejde eller skifteholdsarbejde, så tilret efter dette).
Find nu din daglige udfyldte månedskalender frem – hvis ikke du har én, så lave en, hvor du lægger alle private og jobmæssige aftaler ind.
Kopier din daglige kalender over i den nye tommer kalender, men lav i den proces en realistisk tidssætning på de enkelte aftaler/opgaver. Hvis aftalen/opgaven tager 2 timer, så sæt 2 timer af, men husk også forberedelsen, transporten til og fra mødet (også selv om du bare skal gå fra et kontor til et anden), samt efterbehandlingen af mødet.
Du vil sikkert opdage, at der er for få timer til rådighed i kalenderen…også selv om du i praksis oplever, at du når det hele i løbet af dagen. Det er ikke usædvanligt =:o) Vi er, inden for en rimelig grænse, rigtig gode til at tilpasse os ved at skære en opgave til, klippe et par minutter hist og pist og være fleksible ved at udskyde dele af opgaven til et senere tidspunkt. Hvis du ikke allerede nu mærker negative effekter af det vedvarende tidsunderskud, så er det sådan set fint nok, men selv hvis du ikke oplever det, så er det ikke risikofrit. Det kan skyldes en ikke ukendt psykologisk reaktion, nemlig at du negligerer eller undertrykker effekterne. Gør du det en gang imellem, i kortere perioder, så vil det bare gøre dig lidt mindre effektiv, men hvis det er et vedvarende mønster, så er det en alvorlig sag. Mit postulat er, at det så vil ramme dig . Ikke lige her og nu, men på et senere tidspunkt – i form af egentlig stress. Faren her er, at det er en glidende overgang, der starter med, at du siger til dig selv “Jeg skal bare lige have det her afsluttet…eller, jeg skal bare lige ind i næste kvartal, så bliver det bedre”. Tjek lige tilbage: Har du sagt det her til dig selv og hvordan gik det? Blev det bedre? Fik du mere ro på? eller blev det erstattet af en ny pressende sag?
Med 3 forskellige farver af overlinere skal du nu markere:
Rød: De opgaver der bare ikke kán flyttes
Blå: De opgaver der er vigtige, men kan flyttes
Gul: De opgaver der mindre vigtige og kan flyttes
Grøn: De opgaver der kan fjernes helt (evt. overdrages til andre) uden at de får nogen signifikant betydning for andet end dit personlige behov for at være uundværlig =;o)
Start med at fjerne de grønne med hård hånd – Husk at opgaven er at finde tid.
Nu skal du så gå den modsatte vej og lægge yderlige tid til. Du har allerede tillagt tiden til transport, forberedelse og efterbehandling. Det næste skridt er at oprette en tidsbuffer af 10 minutters varighed, hhv. formiddag, eftermiddag og aften (f.eks. kl. 10:00, 14:00 og 20:00).
Gennemgå så de gule – er du nu helt sikker på, at de ikke kan slettes/overdrages? Hvis du skal beholde dem, så flyt dem, så du får de tidsbuffere du ønsker.
Flyt de blå der ligger i vejen for dine tidsbuffere.
Hvis du stadig er i underskud på tid, så start med at gentage øvelsen med at prioritere opgaverne (fjerne eller uddelegere) og se derefter på hvordan du kan effektivisere opgaveløsningen – Kan dele af den uddelegeres? Behøver du være helt så omhyggelig (tidsforbrugende) i løsningen (hvem har behøv for den omhyggelighed? Chefen? Kunden? …eller er det dig selv der er for krævende?)
Hvis du efter disse gennemgange stadig sidder irriteret og småsur over at der stadig mangler tid, så vil du med stor sandsynlighed ikke selv være i stand til at finde den. Jeg vil derfor anbefale dig at få andre, f.eks. din kæreste, kollega, coach eller leder til at hjælpe dig med at se på omfanget af opgaverne.
Tillykke – Du har nu fundet tidsbuffere og dermed en bedre balance i dit tidsforbrug.
“Næste øvelse til gavn for dit gode liv”
I den næste øvelse du vil modtage, skal du se på resultatet af 2. øvelse i denne serie. Du fandt frem til det der er værdifuldt for dig som menneske. Det er dette vi skal koble til din dagligdag – og kalender.
